Dans le paysage concurrentiel d’aujourd’hui, une lettre de recommandation bien rédigée peut être la clé pour débloquer de nouvelles opportunités, que ce soit pour un emploi, un programme académique ou une avancée professionnelle. Ces lettres servent de puissants soutiens, fournissant un aperçu des compétences, du caractère et du potentiel d’un individu du point de vue de quelqu’un qui le connaît bien. Cependant, rédiger une lettre efficace peut être une tâche difficile, surtout si vous n’êtes pas sûr de ce qu’il faut inclure ou comment structurer vos pensées.
Cet article vise à démystifier le processus de rédaction d’une lettre de recommandation, en offrant des conseils pratiques et des exemples clairs pour vous guider à chaque étape. Vous apprendrez les éléments essentiels qui rendent une recommandation percutante, comment adapter votre message pour convenir au destinataire, et les pièges courants à éviter. Que vous soyez un professionnel chevronné ou un recommandataire novice, ce guide complet vous équipera des connaissances et de la confiance nécessaires pour rédiger une lettre convaincante qui reflète véritablement les forces de la personne que vous recommandez.
Préparer à Écrire une Lettre de Recommandation
Explorer le But
Écrire une lettre de recommandation est une responsabilité significative qui peut grandement influencer l’avenir de la personne recommandée. Comprendre le but de la lettre est crucial avant de commencer à écrire. Une lettre de recommandation remplit plusieurs fonctions clés :
- Validation des Compétences et Qualités : Elle fournit une validation externe des compétences, de l’éthique de travail et des qualités personnelles du candidat. Cette validation peut être particulièrement impactante dans des situations compétitives, telles que les candidatures à des emplois ou les admissions académiques.
- Perspicacité sur le Caractère : Au-delà des compétences, une lettre de recommandation offre un aperçu du caractère, des habitudes de travail et des compétences interpersonnelles du candidat. Cette vue d’ensemble peut aider les décideurs à évaluer à quel point le candidat s’intégrera bien dans leur organisation ou programme.
- Soutien pour des Opportunités Spécifiques : Que ce soit pour un emploi, une école supérieure ou une bourse, une lettre de recommandation peut mettre en avant pourquoi le candidat est particulièrement adapté à cette opportunité spécifique, plaidant en faveur de sa sélection.
Lors de l’écriture d’une lettre de recommandation, il est essentiel de garder ces objectifs à l’esprit. Une lettre bien rédigée peut non seulement améliorer la candidature du candidat, mais aussi refléter positivement sur vous en tant que recommandataire.
Rassembler les Informations Nécessaires
Avant de commencer à écrire, il est important de rassembler toutes les informations nécessaires qui vous aideront à rédiger une lettre convaincante. Voici quelques éléments clés à considérer :
1. Comprendre les Objectifs du Candidat
Demandez au candidat quelle est l’opportunité spécifique pour laquelle il postule, que ce soit un emploi, un stage ou un programme académique. Comprendre leurs objectifs vous aidera à adapter votre lettre pour mettre en avant les compétences et expériences les plus pertinentes. Par exemple, s’ils postulent pour un poste en marketing, concentrez-vous sur leur créativité, leurs compétences en communication et tout projet pertinent qu’ils ont réalisé.
2. Examiner le CV du Candidat
Demandez une copie du CV ou de la lettre de motivation du candidat. Ce document vous fournira un aperçu complet de leur éducation, de leur expérience professionnelle, de leurs compétences et de leurs réalisations. Faites attention à toute réalisation spécifique qui se démarque, car cela peut servir d’excellents points de discussion dans votre lettre.
3. Identifier les Qualités et Compétences Clés
Considérez les qualités et compétences qui sont les plus pertinentes pour l’opportunité que le candidat poursuit. Pensez à leurs forces, à leur éthique de travail et à toute caractéristique unique qui les distingue des autres. Par exemple, si le candidat est connu pour ses capacités de leadership, assurez-vous d’inclure des exemples spécifiques qui démontrent cette qualité.
4. Collecter des Exemples Spécifiques
Des exemples spécifiques sont cruciaux pour rendre votre lettre plus persuasive. Rassemblez des anecdotes ou des instances où le candidat a excellé ou démontré ses compétences. Par exemple, si le candidat a dirigé avec succès un projet, décrivez le projet, son rôle et le résultat. Cela ajoute non seulement de la crédibilité à votre recommandation, mais peint également un tableau vivant des capacités du candidat.
5. Comprendre le Public
Considérez qui lira la lettre. Différents publics peuvent valoriser différentes qualités. Par exemple, un comité académique peut privilégier les compétences en recherche et les réalisations académiques, tandis qu’un responsable du recrutement peut se concentrer davantage sur le travail d’équipe et les capacités de résolution de problèmes. Adapter votre lettre au public peut considérablement améliorer son efficacité.
Communiquer avec le Demandeur
Une communication efficace avec le candidat demandant la lettre est essentielle pour s’assurer que vous avez toutes les informations dont vous avez besoin et que vous comprenez leurs attentes. Voici quelques conseils pour communiquer efficacement :
1. Organiser une Réunion
Si possible, organisez une réunion (en personne ou virtuelle) avec le candidat pour discuter de sa demande. Cela permet une conversation plus approfondie sur ses objectifs et les points spécifiques qu’il aimerait que vous abordiez dans la lettre. Cela vous donne également l’occasion de poser des questions et de clarifier toute incertitude.
2. Discuter du Format et de la Longueur
Demandez au candidat s’il existe des directives spécifiques concernant le format ou la longueur de la lettre. Certaines institutions ou employeurs peuvent avoir des exigences particulières, telles qu’un nombre de mots ou des points spécifiques à aborder. Connaître ces détails à l’avance peut vous faire gagner du temps et garantir que votre lettre répond à leurs attentes.
3. Clarifier la Date Limite
Établissez une date limite claire pour quand la lettre est nécessaire. Cela vous aidera à gérer votre temps efficacement et à vous assurer que vous pouvez consacrer l’effort nécessaire à l’écriture d’une lettre réfléchie. Il est également courtois de vous donner suffisamment de temps pour écrire et réviser la lettre sans vous sentir pressé.
4. Demander des Matériaux Supplémentaires
Encouragez le candidat à fournir tout matériel supplémentaire qui pourrait vous aider à rédiger la lettre. Cela pourrait inclure une déclaration personnelle, des détails sur le programme ou l’emploi pour lequel il postule, ou même une liste de compétences spécifiques qu’il aimerait que vous mettiez en avant. Plus vous avez d’informations, mieux vous pouvez adapter votre lettre à leurs besoins.
5. Maintenir des Lignes de Communication Ouvertes
Faites savoir au candidat qu’il peut vous contacter s’il a d’autres questions ou s’il souhaite discuter de quoi que ce soit d’autre lié à la lettre. Garder les lignes de communication ouvertes peut aider à apaiser toute préoccupation qu’il pourrait avoir et garantir que vous êtes tous deux sur la même longueur d’onde.
En vous préparant soigneusement à écrire une lettre de recommandation, vous pouvez créer un puissant soutien qui non seulement soutient la candidature du candidat, mais reflète également votre professionnalisme et votre engagement à aider les autres à réussir. Prendre le temps de comprendre le but, de rassembler les informations nécessaires et de communiquer efficacement avec le demandeur conduira finalement à une lettre plus percutante et significative.
Structurer votre lettre de recommandation
Paragraphe d’ouverture : Introduction et relation
Le paragraphe d’ouverture d’une lettre de recommandation donne le ton à l’ensemble du document. Il est crucial d’établir votre relation avec le candidat dès le départ. Cela fournit non seulement un contexte pour votre endorsement, mais aide également le lecteur à comprendre votre perspective et votre crédibilité.
Commencez par une déclaration claire de votre nom, de votre poste et de la manière dont vous connaissez le candidat. Par exemple :
“Je suis heureux de recommander Jane Doe, qui a travaillé en tant que stagiaire en marketing sous ma supervision chez XYZ Corporation pendant six mois.”
Dans cette introduction, vous devriez également mentionner depuis combien de temps vous connaissez le candidat et dans quel contexte. Cette information est vitale car elle aide le lecteur à évaluer la profondeur de votre connaissance des capacités et du caractère du candidat. Par exemple :
“Pendant cette période, j’ai eu l’occasion d’observer son éthique de travail, sa créativité et son dévouement à ses projets.”
De plus, si applicable, vous pouvez inclure une brève déclaration sur le rôle ou les responsabilités du candidat. Cela fournit un cadre pour les compétences et les qualités que vous discuterez plus tard dans la lettre. Par exemple :
“Dans le cadre de son rôle, Jane était responsable du développement de campagnes sur les réseaux sociaux, de la réalisation d’études de marché et de l’assistance à l’organisation d’événements promotionnels.”
Paragraphes principaux : Compétences, réalisations et qualités
Le corps de votre lettre est l’endroit où vous approfondissez les spécificités des compétences, des réalisations et des qualités personnelles du candidat. Cette section doit être bien organisée, idéalement divisée en deux ou trois paragraphes, chacun se concentrant sur un aspect différent des qualifications du candidat.
Mise en avant des compétences
Commencez par discuter des compétences pertinentes du candidat. Soyez spécifique et fournissez des exemples qui illustrent ces compétences en action. Par exemple :
“Jane possède des compétences analytiques exceptionnelles. Pendant son stage, elle a réalisé une analyse complète de nos métriques d’engagement sur les réseaux sociaux, ce qui a conduit à une augmentation de 30 % de notre présence en ligne en trois mois.”
Lorsque vous discutez des compétences, il est bénéfique de les relier au poste ou à l’opportunité pour laquelle le candidat postule. Cela montre que vous comprenez les exigences du rôle et que vous pouvez attester de l’adéquation du candidat. Par exemple :
“Sa capacité à analyser des données et à en tirer des informations exploitables lui sera sans aucun doute bénéfique dans un rôle de marketing axé sur les données.”
Mise en avant des réalisations
Ensuite, concentrez-vous sur les réalisations du candidat. Cela pourrait inclure des projets spécifiques qu’il a réalisés, des prix qu’il a reçus ou toute reconnaissance qu’il a obtenue pendant son temps avec vous. Utilisez des résultats quantifiables chaque fois que possible pour donner du poids à vos déclarations. Par exemple :
“L’une des réalisations les plus notables de Jane a été son leadership dans un projet qui a révisé notre stratégie de marketing par e-mail, entraînant une augmentation de 25 % des taux d’ouverture et une hausse de 15 % des taux de conversion.”
Les réalisations mettent non seulement en avant les capacités du candidat, mais démontrent également leur impact sur l’organisation. Cela est particulièrement important dans un marché du travail compétitif où les employeurs recherchent des candidats capables de produire des résultats.
Décrire les qualités personnelles
En plus des compétences et des réalisations, il est essentiel d’aborder les qualités personnelles du candidat. Des attributs tels que le travail d’équipe, les compétences en communication et l’adaptabilité sont souvent tout aussi importants que les compétences techniques. Par exemple :
“Jane est une joueuse d’équipe naturelle. Elle a collaboré efficacement avec des collègues de différents départements, favorisant un environnement de travail positif et veillant à ce que les projets soient terminés à temps.”
Lorsque vous discutez des qualités personnelles, envisagez d’utiliser des anecdotes ou des exemples spécifiques qui illustrent ces traits. Cela ajoute une touche personnelle à votre lettre et rend votre endorsement plus convaincant. Par exemple :
“Je me souviens d’une fois où Jane a pris l’initiative de médiatiser un conflit entre des membres de l’équipe lors d’un projet sous pression. Sa capacité à écouter et à faciliter un dialogue constructif a non seulement résolu le problème, mais a également renforcé la cohésion de l’équipe.”
Paragraphe de clôture : Résumé et endorsement
Le paragraphe de clôture est votre opportunité de résumer votre endorsement et de réitérer votre soutien au candidat. Commencez par récapituler brièvement les points clés que vous avez abordés dans le corps de la lettre. Cela renforce les forces du candidat et laisse une impression durable sur le lecteur.
“En résumé, Jane Doe est une personne talentueuse et motivée avec un parcours éprouvé de succès en marketing. Ses compétences analytiques, ses réalisations impressionnantes et ses fortes qualités interpersonnelles font d’elle une excellente candidate pour tout poste qu’elle poursuit.”
Ensuite, fournissez un endorsement fort. Utilisez des phrases qui expriment votre confiance dans les capacités et le potentiel du candidat. Par exemple :
“Je recommande chaleureusement Jane pour le poste de Coordinatrice Marketing chez ABC Company. Je suis convaincu qu’elle apportera le même niveau de dévouement et d’excellence à votre équipe qu’elle l’a fait chez XYZ Corporation.”
Enfin, offrez votre disponibilité pour une discussion supplémentaire. Cela montre que vous êtes prêt à soutenir le candidat et à fournir des informations supplémentaires si nécessaire. Par exemple :
“N’hésitez pas à me contacter au [votre numéro de téléphone] ou à [votre adresse e-mail] si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus d’informations.”
Concluez la lettre par une formule de politesse professionnelle, telle que “Cordialement” ou “Meilleures salutations”, suivie de votre nom, titre et organisation. Cela ajoute une touche formelle à votre lettre et renforce votre statut professionnel.
“Cordialement,
John Smith
Directeur Marketing
XYZ Corporation”
En suivant cette approche structurée, vous pouvez créer une lettre de recommandation convaincante qui met efficacement en avant les forces du candidat et plaide de manière persuasive en faveur de sa candidature.
Conseils d’écriture et meilleures pratiques
Utiliser des exemples spécifiques
Lors de la rédaction d’une lettre de recommandation, la spécificité est essentielle. Des déclarations vagues peuvent diluer l’impact de votre endorsement et laisser le lecteur remettre en question l’authenticité de vos affirmations. Au lieu de cela, visez à fournir des exemples concrets qui illustrent les compétences, les réalisations et les traits de caractère du candidat.
Par exemple, au lieu de simplement dire que le candidat est un « travailleur acharné », vous pourriez dire :
« Lors de son stage chez XYZ Company, Jane a constamment dépassé ses objectifs de vente de 20 %, démontrant non seulement sa forte éthique de travail mais aussi sa capacité à s’adapter à des situations difficiles. »
Ce exemple met non seulement en avant l’éthique de travail de Jane, mais quantifie également ses réalisations, rendant la recommandation plus convaincante. Les exemples spécifiques peuvent inclure :
- Projets ou tâches réalisés : Décrivez un projet particulier sur lequel le candidat a travaillé et son rôle dans son succès.
- Compétences démontrées : Mettez en avant des compétences spécifiques que le candidat a utilisées, telles que le leadership, la résolution de problèmes ou des compétences techniques.
- Anecdotes personnelles : Partagez une brève histoire qui met en valeur le caractère ou l’éthique de travail du candidat en action.
En incorporant des exemples spécifiques, vous fournissez non seulement des preuves des qualifications du candidat, mais vous créez également un récit plus engageant qui résonne avec le lecteur.
Maintenir un ton professionnel
Bien qu’il soit important de transmettre vos sentiments sincères à propos du candidat, maintenir un ton professionnel tout au long de la lettre est crucial. Une lettre de recommandation est un document formel, et le langage que vous utilisez doit le refléter. Voici quelques conseils pour atteindre un ton professionnel :
- Évitez un langage trop décontracté : Des phrases comme « génial » ou « super cool » peuvent nuire à la gravité de votre recommandation. Optez plutôt pour des mots comme « impressionnant » ou « louable ».
- Utilisez des salutations et des clôtures formelles : Commencez par « Cher [Nom ou Titre du Destinataire] » et terminez par « Cordialement » ou « Meilleures salutations », suivi de votre nom et titre.
- Soyez concis et ciblé : Restez sur le sujet et évitez les embellissements inutiles. Une lettre bien structurée qui va droit au but sera plus efficace.
Par exemple, au lieu de dire :
« Je pense que John est vraiment un super gars et serait parfait pour ce poste ! »
Vous pourriez écrire :
« Je suis convaincu que l’expérience étendue de John en gestion de projet et sa capacité à diriger des équipes efficacement font de lui un excellent candidat pour ce poste. »
Cette approche maintient non seulement le professionnalisme, mais transmet également votre endorsement avec clarté et autorité.
Éviter les pièges courants
Rédiger une lettre de recommandation peut être une tâche simple, mais il existe plusieurs pièges courants que les rédacteurs doivent éviter pour garantir que leur lettre soit efficace et bien reçue. Voici quelques-unes des erreurs les plus fréquentes et comment les éviter :
- Être trop générique : Comme mentionné précédemment, des déclarations génériques peuvent affaiblir votre recommandation. Évitez des phrases comme « C’est un bon élève » ou « C’est une personne sympathique. » Au lieu de cela, fournissez des exemples spécifiques qui mettent en avant les forces uniques du candidat.
- Exagérer : Bien qu’il soit important d’être positif, évitez de faire des affirmations trop grandioses ou irréalistes. Des déclarations comme « C’est le meilleur employé que j’ai jamais eu » peuvent sembler insincères. Concentrez-vous plutôt sur les forces et les contributions du candidat de manière équilibrée.
- Négliger de relire : Les fautes d’orthographe et les erreurs grammaticales peuvent nuire au professionnalisme de votre lettre. Relisez toujours votre lettre avant de l’envoyer. Envisagez de demander à un collègue de la relire également, car un regard neuf peut repérer des erreurs que vous auriez pu négliger.
- Ne pas adapter la lettre : Chaque lettre de recommandation doit être adaptée à l’opportunité spécifique que le candidat poursuit. Évitez d’utiliser une approche universelle. Personnalisez plutôt votre lettre pour qu’elle corresponde aux exigences du poste ou du programme pour lequel le candidat postule.
- Ne pas inclure vos coordonnées : Fournissez toujours vos coordonnées à la fin de la lettre. Cela permet au destinataire de vous contacter pour des clarifications ou des informations supplémentaires si nécessaire. Incluez votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail, et envisagez de mentionner votre disponibilité pour discuter davantage du candidat.
En étant conscient de ces pièges courants, vous pouvez rédiger une lettre qui non seulement soutient efficacement le candidat, mais qui reflète également bien sur vous en tant que rédacteur.
Exemple d’une lettre de recommandation bien rédigée
Pour illustrer les principes discutés, voici un exemple d’une lettre de recommandation bien rédigée :
[Votre Nom]
[Votre Titre]
[Votre Entreprise/Organisation]
[Votre Adresse]
[Ville, État, Code Postal]
[Adresse E-mail]
[Numéro de Téléphone]
[Date][Nom du Destinataire]
[Titre du Destinataire]
[Entreprise/Organisation du Destinataire]
[Adresse du Destinataire]
[Ville, État, Code Postal]Cher [Nom du Destinataire],
Je suis heureux d’écrire cette lettre de recommandation pour [Nom du Candidat], qui a postulé pour le [poste ou programme spécifique] chez [Entreprise/Organisation]. J’ai eu le plaisir de travailler avec [Nom du Candidat] pendant [durée] chez [Votre Entreprise/Organisation], où je sers en tant que [Votre Poste].
Durant cette période, [Nom du Candidat] a constamment démontré des compétences exceptionnelles en [compétences ou domaines spécifiques]. Par exemple, dans [projet ou tâche spécifique], [il/elle/iel] [décrivez ce que le candidat a fait et le résultat]. Cela a non seulement mis en avant [sa/son] capacité à [compétence spécifique] mais a également souligné [son/sa] engagement envers l’excellence.
De plus, [Nom du Candidat] possède d’excellentes compétences interpersonnelles. [Il/Elle/Iel] a une capacité unique à se connecter avec collègues et clients, favorisant un environnement de travail collaboratif et positif. Je me souviens d’une instance particulière où [décrivez une anecdote pertinente qui illustre le caractère ou le travail d’équipe du candidat].
Je recommande chaleureusement [Nom du Candidat] pour le [poste ou programme spécifique]. Je suis convaincu(e) que [il/elle/iel] apportera le même niveau de dévouement et d’excellence à votre organisation que [il/elle/iel] a démontré durant [son/sa] temps avec nous. N’hésitez pas à me contacter au [votre numéro de téléphone] ou à [votre adresse e-mail] si vous avez besoin de plus d’informations.
Cordialement,
[Votre Nom]
Ce exemple incorpore des réalisations spécifiques, maintient un ton professionnel et évite les pièges courants, en faisant une lettre de recommandation solide.
Révision et Édition de Votre Lettre
Écrire une lettre de recommandation est une responsabilité importante, car cela peut grandement influencer les opportunités futures du destinataire. Une fois que vous avez rédigé votre lettre, l’étape cruciale suivante est de la réviser et de l’éditer soigneusement. Ce processus garantit que votre lettre est soignée, professionnelle et exempte d’erreurs. Nous allons explorer les étapes essentielles impliquées dans la révision et l’édition de votre lettre, y compris la correction des erreurs, la recherche de retours et la finalisation du document.
Correction des Erreurs
La correction est la première ligne de défense contre les erreurs qui peuvent nuire à la crédibilité de votre lettre. Voici quelques aspects clés sur lesquels se concentrer lors du processus de correction :
- Orthographe et Grammaire : Vérifiez soigneusement les fautes d’orthographe et les erreurs grammaticales. Même des fautes mineures peuvent nuire au professionnalisme de votre lettre. Utilisez des outils comme Grammarly ou Hemingway pour repérer les erreurs que vous pourriez négliger.
- Ponctuation : Assurez-vous que la ponctuation est utilisée correctement tout au long de la lettre. Des virgules ou des points mal placés peuvent changer le sens d’une phrase et confondre le lecteur.
- Consistance : Maintenez la consistance dans le formatage, comme la taille de la police, le style et l’espacement. Si vous utilisez des puces ou des listes numérotées, assurez-vous qu’elles sont formatées de manière uniforme.
- Clarté et Concision : Lisez votre lettre pour vous assurer que vos points sont clairs et concis. Évitez les phrases trop complexes qui pourraient confondre le lecteur. Visez un langage simple qui communique efficacement votre message.
Pour rendre le processus de correction plus efficace, envisagez de lire la lettre à voix haute. Entendre les mots peut vous aider à repérer des erreurs que vous pourriez manquer en lisant silencieusement. De plus, faites une pause après avoir écrit la lettre avant de la corriger. Cette distance peut offrir une nouvelle perspective et vous aider à identifier les erreurs plus facilement.
Recherche de Retours
Une fois que vous avez corrigé votre lettre, demander des retours d’autres personnes peut fournir des informations précieuses et vous aider à améliorer la qualité de votre recommandation. Voici quelques stratégies pour obtenir des retours constructifs :
- Révision par des Pairs : Partagez votre lettre avec un collègue ou un ami de confiance qui a de l’expérience dans l’écriture de lettres de recommandation. Ils peuvent offrir des suggestions sur la façon d’améliorer le contenu, la structure et le ton de votre lettre.
- Experts en la Matière : Si possible, demandez des retours à quelqu’un qui connaît le domaine ou l’industrie liée à la recommandation. Leurs idées peuvent aider à garantir que votre lettre est conforme aux normes et attentes de l’industrie.
- Perspective du Destinataire : Envisagez de demander à quelqu’un qui a récemment traversé le processus de candidature (par exemple, un récent diplômé ou un chercheur d’emploi) de réviser votre lettre. Ils peuvent fournir des retours sur la manière dont la lettre répond aux besoins et aux attentes du destinataire.
Lorsque vous demandez des retours, soyez ouvert à la critique et prêt à apporter des modifications. Les retours constructifs peuvent vous aider à identifier des domaines à améliorer que vous n’auriez peut-être pas remarqués. De plus, soyez spécifique dans votre demande de retours. Par exemple, vous pourriez demander : « La lettre met-elle efficacement en avant les forces du candidat ? » ou « Le ton est-il approprié pour une recommandation professionnelle ? »
Finalisation du Document
Après avoir intégré les retours et apporté les révisions nécessaires, il est temps de finaliser votre lettre de recommandation. Cette étape consiste à s’assurer que le document est soigné et prêt à être soumis. Voici quelques considérations importantes pour finaliser votre lettre :
- Formatage : Assurez-vous que votre lettre suit un format professionnel. Cela inclut généralement vos coordonnées en haut, suivies de la date, des informations du destinataire et d’une salutation formelle. Utilisez une police standard (comme Times New Roman ou Arial) et maintenez une taille de police cohérente (généralement 11 ou 12 points).
- Signature : Si vous soumettez une copie papier de la lettre, laissez de l’espace pour votre signature au-dessus de votre nom tapé. Pour les soumissions électroniques, envisagez d’utiliser une signature scannée ou une signature numérique pour ajouter une touche personnelle.
- Format de Fichier : Si vous envoyez la lettre électroniquement, enregistrez-la dans un format largement accepté, comme PDF. Cela garantit que le formatage reste intact lorsque le destinataire ouvre le document.
- Révision Finale : Avant d’envoyer la lettre, effectuez une dernière révision pour vous assurer que toutes les modifications ont été apportées et que la lettre est exempte d’erreurs. Vérifiez le nom et l’adresse du destinataire pour éviter toute erreur.
Une fois que vous êtes satisfait de la version finale de votre lettre, il est temps de l’envoyer. Si vous soumettez la lettre au nom de quelqu’un d’autre, assurez-vous d’avoir leur permission et qu’ils sont au courant du contenu de la lettre. La transparence est essentielle pour maintenir la confiance et le professionnalisme.
Réviser et éditer votre lettre de recommandation est une étape critique dans le processus d’écriture. En corrigeant soigneusement les erreurs, en recherchant des retours et en finalisant le document, vous pouvez créer une lettre convaincante et professionnelle qui soutient efficacement la candidature du candidat. N’oubliez pas qu’une lettre de recommandation bien rédigée peut faire une différence significative pour aider quelqu’un à atteindre ses objectifs.
Soumettre la lettre de recommandation
Une fois que vous avez rédigé une lettre de recommandation convaincante, l’étape suivante consiste à vous assurer qu’elle est soumise correctement. Ce processus implique de comprendre le format et la présentation appropriés, de choisir la bonne méthode de livraison et de savoir comment faire un suivi après la soumission. Chacun de ces éléments joue un rôle crucial pour garantir que votre lettre est reçue positivement et remplit son objectif prévu.
Format et présentation
Le format et la présentation d’une lettre de recommandation sont essentiels pour faire une forte première impression. Une lettre bien structurée reflète non seulement le professionnalisme, mais améliore également la lisibilité. Voici les éléments clés à considérer :
1. En-tête
Utiliser un en-tête est un excellent moyen d’ajouter une touche professionnelle à votre lettre. Si vous écrivez au nom d’une organisation, incluez le logo, le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’email de l’organisation en haut de la lettre. Si vous écrivez en tant qu’individu, vous pouvez créer un en-tête simple avec votre nom et vos coordonnées.
2. Date
Incluez la date de rédaction juste en dessous de l’en-tête. Cela aide le destinataire à comprendre la pertinence temporelle de la recommandation.
3. Informations sur le destinataire
Ensuite, incluez le nom, le titre, l’organisation et l’adresse du destinataire. Si vous n’avez pas de nom spécifique, vous pouvez utiliser une salutation générale telle que « À qui de droit ». Cependant, adresser la lettre à une personne spécifique est toujours préférable.
4. Salutation
Utilisez une salutation formelle, telle que « Cher [Nom du destinataire], » pour commencer votre lettre. Cela établit un ton respectueux pour la communication.
5. Corps de la lettre
Le corps doit être bien organisé en paragraphes clairs. Commencez par une introduction qui indique votre relation avec le candidat et vos qualifications pour le recommander. Suivez cela avec des exemples spécifiques des compétences, des réalisations et des traits de caractère du candidat. Concluez par un fort soutien et vos coordonnées pour toute question de suivi.
6. Clôture
Terminez la lettre par une clôture formelle, telle que « Sincèrement » ou « Cordialement », suivie de votre nom et de votre titre. Si vous envoyez une copie papier, laissez de l’espace pour votre signature au-dessus de votre nom tapé.
7. Relecture
Avant de soumettre, relisez soigneusement la lettre pour toute erreur grammaticale ou typographique. Une lettre soignée reflète votre attention aux détails et votre respect pour le destinataire.
Méthodes de livraison
Choisir la bonne méthode de livraison pour votre lettre de recommandation est crucial. La méthode peut varier en fonction des exigences de l’institution ou de l’organisation demandant la lettre. Voici les méthodes de livraison les plus courantes :
1. Email
De nombreuses organisations préfèrent recevoir des lettres de recommandation par email. Si c’est le cas, assurez-vous d’avoir la bonne adresse email et suivez toutes les instructions spécifiques fournies. Lorsque vous envoyez par email :
- Utilisez un objet clair, tel que « Lettre de recommandation pour [Nom du candidat]. »
- Joignez la lettre en tant que PDF pour préserver le formatage.
- Dans le corps de l’email, incluez un bref message présentant la lettre et votre relation avec le candidat.
2. Systèmes de soumission en ligne
Certaines institutions, en particulier les universités, utilisent des systèmes de candidature en ligne où les recommandataires peuvent télécharger leurs lettres directement. Dans ce cas :
- Suivez attentivement les instructions fournies par l’institution.
- Assurez-vous de compléter la soumission avant toute date limite.
- Conservez une copie de la lettre pour vos dossiers.
3. Copie papier
Dans certains cas, une copie papier de la lettre peut être requise. Si vous devez envoyer une lettre physique :
- Imprimez la lettre sur du papier de haute qualité.
- Utilisez une enveloppe professionnelle et assurez-vous qu’elle est correctement adressée.
- Envisagez d’utiliser un service de messagerie pour les soumissions urgentes afin d’assurer une livraison rapide.
4. Livraison en personne
Si la situation le permet, livrer la lettre en personne peut ajouter une touche personnelle. Cela est particulièrement efficace si vous avez une relation étroite avec le candidat ou le destinataire. Lors de la livraison en personne :
- Planifiez un moment pour rencontrer le destinataire.
- Apportez une copie imprimée de la lettre et soyez prêt à discuter des qualifications du candidat.
Actions de suivi
Après avoir soumis la lettre de recommandation, il est important de prendre des actions de suivi appropriées. Cela montre non seulement votre professionnalisme, mais maintient également les lignes de communication ouvertes. Voici quelques étapes à considérer :
1. Informer le candidat
Informez le candidat que vous avez soumis la lettre. C’est courtois et cela leur permet de suivre leur processus de candidature. Vous pouvez également demander s’ils souhaitent que vous fournissiez des informations ou un soutien supplémentaires.
2. Confirmer la réception
Si vous avez soumis la lettre par email ou par un système en ligne, envisagez de faire un suivi avec le destinataire pour confirmer qu’il l’a reçue. Un simple email ou un appel téléphonique peut suffire. Cela est particulièrement important si la soumission était proche d’une date limite.
3. Offrir une assistance supplémentaire
Faites savoir au candidat que vous êtes disponible pour toute assistance supplémentaire dont il pourrait avoir besoin. Cela pourrait inclure la fourniture d’informations supplémentaires ou la réponse à des questions du destinataire.
4. Tenir des dossiers
Conservez un enregistrement de la lettre que vous avez soumise, y compris la date et la méthode de soumission. Cela peut être utile pour référence future, surtout si l’on vous demande d’écrire d’autres lettres de recommandation à l’avenir.
5. Suivre les résultats
Après un certain temps, vérifiez avec le candidat pour voir comment leur processus de candidature progresse. Cela montre votre soutien continu et votre intérêt pour leur succès. Cela peut également vous fournir des retours précieux sur l’impact de votre recommandation.
Soumettre une lettre de recommandation implique une attention particulière au format et à la présentation, le choix de la bonne méthode de livraison et la prise d’actions de suivi appropriées. En respectant ces directives, vous pouvez vous assurer que votre lettre est non seulement bien reçue, mais soutient également efficacement le candidat dans ses efforts.
